Tipps zur Gestaltung und Inhalte eines HTML-Newsletters

Versenden Sie aktuelle Newsletter, Mailings mit alten immer wiederkehrenden Inhalten interessieren niemanden und wandern sofort in der Papierkorb.
Geben Sie Ihrem Newsletter einen Betreff, der zum Öffnen des Newsletters animiert z.B. "Newsletter März" ist wenig interessant, dagegen "Sonderangebote im März", abhängig von der Zielgruppe, schon eher.
Bietet die Newsletter Software die Möglichkeit einen sogenannten Pre-Header (Vorschautext für neue E-Mails) zu definieren, nutzen Sie diesen zusätzlich, um Sonderangebote anzubieten. In der Desktop Newsletter Software SuperMailer Menü E-Mail - Pre-Header.
Versenden Sie Ihren Newsletter regelmäßig z.B. jeden Monat einen Newsletter. Übertreiben Sie es aber nicht, jede Woche ein Newsletter ist auf Dauer einfach zu viel Information und Sie selbst müssen viel Zeit in die Newsletter-Erstellung stecken.
Personalisieren Sie Ihren Newsletter z.B. mit einer geeigneten Anrede, der Newsletter wirkt damit viel persönlicher.
In der Newsletter Software SuperMailer können Sie danach nach dem Import der Newsletter Empfänger eine WENN..DANN.. Funktion erstellen um eine geeignete Anrede zu erstellen.
Fassen Sie sich im Newsletter kurz, lange Newsletter werden auf Grund der täglichen Informationsflut kaum noch bis zum Ende gelesen, es fehlt den meisten Newsletter-Empfängern einfach die Zeit zum Lesen der gesamten E-Mail.
Viele Newsletter enthalten ein Inhaltsverzeichnis mit Sprungmarken zu den einzelnen Themen und Rücksprungmöglichkeit zum Inhaltsverzeichnis, ist der Newsletter kurz gehalten, dann kann das Hin- und Herspringen entfallen. Sprungmarken oder Textmarken erstellen Sie in der Newsletter Software SuperMailer, in dem Sie über Menü E-Mail - Textmarken einfügen wählen, beachten Sie dazu auch die Hilfe zur Newsletter Software SuperMailer.
Bieten Sie dem Newsletter-Empfänger nützliche Informationen in Ihrem Newsletter, nur so wird der Newsletter dauerhaft gelesen und nicht gleich gelöscht oder abbestellt.
Achten Sie bei der Erstellung des Newsletter-Layouts auf das Design des Newsletters, dieser sollte einerseits "schön" gestaltet sein, anderseits muss dieser zum eigenen Corporate Design (Aufbau des HTML-Newsletters ähnlich der Webseite, verwendende Bilder, Schriftarten und Farben) passen. Es ist nicht sinnvoll vorgefertigte Vorlagen, wie z.B. in der Newsletter Software SuperMailer und anderen Newsletter Programmen enthalten, zu verwenden oder im Internet eine Newsletter-Vorlage zu kaufen.
Verwenden Sie in Ihrem Newsletter wenige kleine Bilder, denn das Verhältnis Bild zu Text muss stimmen, ansonsten wird der Newsletter schnell als Spam erkannt. In der Newsletter Software SuperMailer finden Sie den Spam-Test, mit diesem können Sie für Newsletter bis 150 KByte die Spam-Rate bestimmen. Sollte beim Spam-Test die Angabe HTML_IMAGE_RATIO erscheinen, dann ist der Bildanteil gegenüber dem Text-Anteil zu hoch.
Testen Sie Ihren Newsletter mit verschiedenen E-Mail-Programmen bzw. webbasierten E-Mail-Anbietern und passen Sie gegeben falls das Layout des Newsletters an, um eine möglichst ähnliche Darstellung des Newsletters zu erreichen. Es wird jedoch nie möglich sein, dass ein Newsletter in allen E-Mail-Programmen gleich dargestellt wird, dafür sind die E-Mail-Programme zu unterschiedlich.
Immer mehr Newsletter werden auf Smartphones und Tablets gelesen, entsprechend mobil optimiert müssen die Newsletter-Inhalte und Bilder sein. Beachten Sie dazu:
- Die Newsletter sollten klein sein, denn die Newsletter samt Bilder müssen natürlich geladen werden, um diese dazustellen. Dies kann bei schlechter Datenanbindung eine gewisse Zeit dauern. Verwenden Sie nur kleine wenige Bilder bis max. 600 Pixel Breite und pro Bild nicht mehr 100 KByte.
- Der Inhalt des Newsletters sollte mobil optimiert sein = responsive Darstellung, so dass auf den kleinen Displays der Newsletterinhalt ohne horizontales Scrollen sichtbar ist. Für responsive Newsletter sollten Bilder im Hochformat, anstatt im Querformat verwendet werden. Bilder im Querformat sollten sich problemlos skalieren lassen, so dass der Inhalt bei Verkleinerung aber noch sichtbar bleibt.
Newsletter HTML Vorlage mit der Newsletter Software SuperMailer erstellen

Rechtliches zu Newslettern

Es dürfen Newsletter nur an Newsletter-Empfänger gesendet werden, die dem Newsletter-Empfang zugestimmt haben. Zur Newsletter Software SuperMailer werden dazu die Newsletteran-/abmeldescripte mit Double-Opt-In kostenlos angeboten. Empfohlen ist die Verwendung des PHP-Scripts, da dieses am einfachsten zu verwenden ist.
Alternativ kann ebenfalls die PHP Newsletter-Empfängerlisten-Verwaltung SuperMailingList (kostenpflichtig) mit erweiterten Möglichkeiten und mehr Sicherheit bei der An-/Abmeldung vom/zum Newsletter verwendet werden.
Siehe dazu auch EU-Datenschutzgrundverordnung/DSGVO
Jeder Newsletter muss ein Impressum mit Name, Firma und Anschrift, ähnlich wie das Impressum auf Webseiten, enthalten. Für Kapitalgesellschaften ist zusätzlich der Geschäftsführer und Handelsregisternummer anzugeben.
In jedem Newsletter muss es einen Abmeldelink geben, dieser sollte mit dem Newsletteran-/abmelde-Script realisiert werden. Eine Verwendung eines mailto: Links zur Abmeldung ist nicht empfehlenswert, da dieser nicht auf jedem Rechner funktionieren muss bzw. verwendet der Newsletter Empfänger einen webbasierten E-Mail-Anbieter (GMX, Web.de, Yahoo!, Google Mail..), dann ist ein mailto: Link nicht ausführbar.
Verwenden Sie in Ihrem Newsletter nur Bilder, die Sie selbst fotografiert oder für die Sie eine Lizenz z.B. Fotolia / Adobe Stock erworben haben. Lizenzfreie Bilder finden Sie ebenfalls bei Pixabay, in der Newsletter Software SuperMailer können Sie auf die Bilder direkt zugreifen, in dem Sie auf die Schaltfläche "Pixabay" klicken. Andere Angebote mit lizenzfreien Bildern, teils rein englischsprachig:

Versand von Newslettern

Versenden Sie Ihren Newsletter an die passende Zielgruppe. Newsletter Empfänger, die mit den Inhalten Ihres Newsletters nichts anfangen können, werden diesen abbestellen bzw. bei fehlender Abmeldemöglichkeit eine Spam-Meldung an den Provider geben.
Prüfen Sie vor dem Versand des Newsletters den Inhalt Ihrer E-Mail, dazu versenden Sie am besten eine Test-E-Mail an Ihre eigene E-Mail-Adresse und/oder an E-Mail-Adressen Ihrer Kollegen. In der Newsletter Software SuperMailer können Sie dazu direkt auf "Test E-Mail" im Versanddialog klicken, Ihre E-Mail-Adresse eingeben und den Newsletter nur an Ihre E-Mail-Adresse senden lassen. Für den Versand an mehrere Test-E-Mail-Adressen erstellen Sie in der Newsletter Software SuperMailer eine neue Empfängergruppe, fügen Sie die Test-E-Mail-Adressen ein und lassen Sie den Newsletter an diese Empfängergruppe versenden.
Zum optimalen Versandzeitpunkt gibt es verschiedene Studien, die z.B. bei Google gesucht werden können. Sie sollten die Newsletter nie nachts an Business-Kunden versenden, da am morgen sich meistens sehr viele E-Mails im Postfach des Newsletter-Empfängers befinden, so dass Ihr Newsletter leicht untergehen könnte. Mit Hilfe der Tracking Funktion, die in der Newsletter Software SuperMailer enthalten ist, können Sie ebenfalls den für Sie optimalen Versandzeitpunkt z.B. anhand der Klicks auf die Links im Newsletter selbst bestimmen.
Achten Sie auf die Größe des Newsletters, sehr große Bilder und Anhänge verlängern den Newsletter-Versand bzw. verstopfen das Postfach des Newsletter-Empfängers, so dass Sie viele E-Mails mit "Postfach voll" zurück erhalten könnten. Für den Versand von Newslettern mit großen Bildern oder Anhängen sollten die Bilder oder Anhänge auf die eigene Webseite gelegt und im E-Mail-Newsletter nur verlinkt werden.
Die Newsletter Software SuperMailer bietet ebenfalls die Möglichkeit mit Hilfe des Dateiuploads Bilder auf Ihre Webseite vor dem E-Mail-Versand automatisch zu übertragen bzw. mit Hilfe der Versandvariante "über Webspace/eigenen Server" in Verbindung mit einem mitgelieferten PHP-Script die Versandgeschwindigkeit von großen Newslettern zu erhöhen.

Nach dem Versand eines Newsletters...

Werten Sie das Feedback auf Ihrem Newsletter aus und lassen Sie Vorschläge und Meinungen in Ihrem nächsten Newsletter einfließen.
Prüfen Sie mit Hilfe des Link-Trackings, welche Themen die Newsletter-Empfänger besonders interessiert hat.
Hinweis: Das Link-Tracking muss vor dem Newsletter Versand in der Newsletter Software SuperMailer über Menü Projekt - Tracking eingerichtet werden, eine nachträgliche Einrichtung ist nicht möglich.
Entfernen Sie alle Newsletter-Empfänger aus Ihrer Empfängerliste, die nicht mehr den Newsletter erhalten möchten, auch wenn es schmerzlich ist Newsletter-Empfänger zu verlieren.
In der Newsletter Software SuperMailer kann das Entfernen der Newsletter-Empfänger automatisch geschehen, in dem Sie im SuperMailer auf "An-/Abmeldungen" klicken, um die abgemeldeten Newsletter-Empfänger abrufen zu lassen.
Werten Sie die Bounce-E-Mails aus, es werden dabei Soft Bounce und Hard Bounce-E-Mails unterschieden. Soft Bounce-E-Mails sind vorübergehend nicht erreichbare E-Mail-Adressen z.B. wenn das Postfach voll ist oder der Empfänger vorübergehend im Mailsystem deaktiviert worden ist. Hard Bounce-E-Mails sind dauerhaft nichtzustellbare E-Mail-Adressen, z.B. wenn der Empfänger sein E-Mail-Konto beim Provider gekündigt oder der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat.

Hinweis: Hard Bounce-E-Mails sollten unbedingt entfernt werden, einige Webspace-Provider sperren E-Mail-Konten oder drohen mit Kündigung, falls diese E-Mails nicht dauerhaft entfernt werden, da Hard Bounce-E-Mails die Mailserversysteme belasten.

Die Newsletter Software SuperMailer bietet mit dem Bounce-Modul die Möglichkeit automatisiert die E-Mails prüfen zu lassen, etwaige Hard Bounce-E-Mail-Adressen können damit automatisch aus der Newsletter-Empfängerliste gelöscht werden.
Behandlung von nicht mehr zustellbaren E-Mail-Adressen/SuperMailer-Bounce

Siehe dazu auch